前期物業管理籌建四步曲
第一步
籌建前期物業管理架構
所謂“前期物業管理架構”是指物業項目在開發建設階段，由開發商選定或由招投標選定的物業公司的組織架構。此時的物業公司“麻雀雖小，五臟俱全”，不需要太多的人員，但要求上崗人員都是能夠獨當一面甚至多面的骨干型人才。此期間物業公司的工作任務不是直接面向業主提供服務，而是要完成物業前期管理工作的全部任務。所以，此時的物業公司只是搭起了一個骨干架構，為以后擴充規模奠定基礎。
項目開發建設階段物業公司的機構和人員組成(僅為參考)。
1．經理1人。
2．文秘1人(兼管其他事物性工作)。
3．各工程專業技術人員，每個專業1人或兼職。
4．工程主管1人(同技術人員一起參與工程及設備系統的前期管理工作，尤其是驗收工作，熟悉設備系統)。
5．水、電維修領班各1人(同技術人員一起參與工程及設備系統的前期管理工作，尤其是驗收工作，熟悉設備系統)。
6．保安主管1人，保安員若干人(視開發商的需求而定，如售樓處及施工現場的保安。隨著“樣板樓”和竣工樓宇的移交，適時增補保安人員。物業公司應與保安公司簽訂合同，適時配備人員)。
7．保潔主管1人，保潔員若干人(視開發商的需求而定，如售樓處及施工現場的保潔。隨著“樣板樓”和竣工樓宇的移交，適時增補保潔人員。物業公司應與保潔公司簽訂合同，適時配備人員)。
8．綠化工程技術人員1人(負責綠化施工全過程的質量監督，物業公司自己配備或與相關公司簽訂合同配備)。
9．財務主管1人(視工作進程階段需要配備)。
10．物業主管1人(視工作進程階段需要配備)。
第二步
適時組建完整的物業管理處
在業主入住前2～3個月，物業公司應由前期的“架構”型，按工作進度逐步轉化為“完整”型。此時應根據物業的規模、特點，將前期的“架構”進行充實。
首先定崗位、定人員，制定各崗位人員的招聘條件，配備各部門、各崗位人員。這些人員應根據工作進程分期分批到位。
在人員到崗，業主入住前，物業公司除了要做好入住準備工作外(將在“物業后期管理”章節中詳細討論)，首先要做好員工的培訓考核工作，讓員工以飽滿的熱情、嫻熟的業務、優良的服務迎接業戶人住。為此要擬訂培訓計劃，對各崗位人員進行上崗培訓和專業培訓。
各類人員的培訓課目，如下所示。
(一)對管理人員的培訓、考核
1．物業經營管理知識。
2．物業法律、法規。
3．公司概況及各項規章制度。
4．禮儀、禮貌，文明服務。
5．機電設備知識(重點對象是主管工程的人員)。
6．安全生產知識(重點對象是主管工程的人員)。
7．物業管理目標及管理知識。
8．公文寫作知識(重點對象是文秘、行政事務管理人員)。
9．公共關系知識(重點對象是物業服務主管、保安主管、行政事務主管、文秘)
10．與財會有關的知識。
11．本小區物業概況(主要包括物業的規模、建筑風貌、物業檔次及業主概況、入住率、地理位置及周邊環境、公共交通等)。
12．與服務有關的小區周圍的社會單位，如學校、幼兒園、商業、餐飲業、銀行、醫院、社區中心、街道委員會、派出所等單位的所在地及聯系電話。
(二)對工程維修人員的培訓、考核
1．安全生產知識。
2．設備系統現狀。
3．上門維修工作制度。
4．專業技術、技能。
5．公司概況及各項規章制度。
6．禮儀、禮貌，文明服務。
7．本小區物業概況。
(三)對物業服務人員的培訓、考核
1．物業法律、法規。
2．公司概況及各項規章制度。
3．禮儀、禮貌，文明服務。
4．本小區物業概況。
5．崗位職責。
(四)對陪同業主收樓人員的培訓、考核
業主收樓前，應對全體陪同收樓的人員進行培訓并考核。
1．收樓資料、收樓流程。
2．如何陪同業主驗房。
3．檢查各種能源計量表并記錄原始數據。
4．收樓的注意事項。
5．填寫收樓登記表的要求。
(五)對外聘單位人員的培訓、考核
主要是對電梯維修保養、保安、保潔、綠化等外聘單位的管理人員進行培訓，讓他們了解物業及物業公司的概況、規章制度、服務及管理要求，并充分理解雙方既是合作共贏的關系，又必須服從物業公司的管理，共同為業主提供優質服務。具體的培訓內容如下所述。
1．相關的合同內容。
2．本小區概況。
3．外聘單位人員應遵守的管理制度。
4．禮儀、禮貌，文明服務。
第三步
前期測算及辦理前期手續
(一)物業開辦費和物業費
物業開辦費用由開發商按照政府規定的標準承擔，一般是小區建筑安裝工程造價的2%。物業收費標準根據小區物業的基本情況，按照地方政府的政策規定進行測算。目前大多數物業公司實行的是市場調節價的物業服務收費方式。
(二)商品房物業費測算
根據地方政府的規定，實行市場調節價的物業服務費可以采取包干制或酬金制方式。由于在物業前期階段不可能成立業主大會，所以由開發商、物業公司與業主在購房合同或前期物業服務合同中約定。
物業公司最了解物業服務的規模和具體內容，因此物業服務費用的測算主要由物業公司承擔。這就要求物業公司對小區物業進行全面、詳細的了解，在此基礎上，依據當地政府的有關法規進行測算。測算內容一般包括以下幾方面。
1．管理服務人員的工資、社會保險和按規定提取的福利費等。
2．物業共用部位、共用設施設備的日常管理運行、維護費用。
3．物業管理區域清潔衛生費用。
4．物業管理區域綠化養護費用。
5．物業管理區域治安、秩序維護費用。
6．辦公費用。
7．物業公司固定資產折舊費。
8．物業共用部位、共用設施設備及公眾責任保險費用。
9．經業主同意的其他費用。
(三)經濟適用房、危改回遷小區的物業服務費
經濟適用房、危改回遷小區，在未成立業主大會前，物業服務收費實行政府指導價，執行經濟適用住房小區物業服務收費政府指導價標準。
第四步
協助開發商的前期工作
(一)辦理樓／門牌號
在入住前6個月開始進行小區樓門牌號手續的辦理工作，在此過程中須加蓋公章的一律加蓋開發商的公章。
辦理步驟及所需資料如下。
1．到當地轄區派出所領取《樓門牌辦理登記表》，并附加辦理申請一份。
2．具體提報材料(以下全部資料只需復印件)如下：
(1)地名使用批復證；
(2)用地許可證、國有土地使用證；
(3)小區規劃許可證、規劃平面圖和規劃意見書；
(4)所有樓宇的規劃許可證；
(5)所有樓宇開工證、施工證、竣工證；
(6)小區平面圖(A3、A4幅面各一份)；
(7)擬設置樓宇編號圖的要求與原工程編號(規劃)的樓宇編號一一對應，按從北至南、從東向西的順序排列。
3．所有資料準備齊全后到派出所進行審報，經派出所審核批準、蓋章后到所屬區公安分局辦理審批手續。
4．到區公安分局辦理手續時需提交辦理申請一份及原派出所申報材料一份。
5．區公安分局現場勘驗完畢后出具《樓門牌號證明信》一份。
6．取得《樓門牌號證明信》后，到當地郵政投遞局辦理小區通郵手續。
7．《樓門牌號證明信》是作為辦理小區通郵手續的重要證明，應履行嚴格的交接手續交接給開發商，物業公司留存復印件，且此原件屬開發商所有，在辦理任何手續時均不應交予第三方。
8．樓門牌號辦理的各項手續，應從辦理初始階段起，物業公司要注意留存相關整套復印件以備將來查詢時用，同時此全套手續應交開發商一份存檔。
(二)代為開發商準備物品
需準備的物品包括以下兒大類。
l．開發商與物業公司共同起草或開發商委托物業公司起草的文件。
2．開發商委托物業代為采購的物品。
3．開發商為提高小區檔次而特殊要求的附屬物品等，一般又分為以下幾類。
(1)文件、資料等印刷類，包括《業主手冊》、《業主臨時公約》、《前期物業服務合同》、《住宅質量保證書》、《住宅使用說明書》等文件。
(2)保潔開荒類。
(3)交通、安全、消防類。
(4)標識類，包括：室外告示、室外指示牌；室內告示、室內指示牌；交通指示牌。
(5)環境及衛生類，包括垃圾桶、地面座椅、娛樂健身設施等。